Polityka prywatności

1. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Serwisu jest [[Nazwa firmy]], z siedzibą pod adresem [[Siedziba firmy]], NIP: [[NIP]], REGON: [[REGON]] ("Administrator").

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: [[E-mail kontaktowy]], telefonicznie: [[Telefon kontaktowy]].

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych (jeśli został powołany): [[Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych, jeśli powołany]].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (zakładanie i prowadzenie konta, obsługa rezerwacji zajęć, prowadzenie ewidencji obecności) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• podjęcie działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą (rozpatrzenie zgłoszenia kandydata na ucznia) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych dotyczących dokumentacji rozliczeniowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym przeciwdziałanie próbom nieuprawnionego logowania i nadużyciom (pseudonimizowane adresy IP, rejestr nieudanych logowań) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora),
• ewentualny marketing bezpośredni oraz cookies inne niż niezbędne — wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od roli w Serwisie, Administrator przetwarza w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło (w postaci zahaszowanej), dane dotyczące rezerwacji i przebiegu zajęć oraz obecności, notatki nauczyciela dotyczące przebiegu nauki ucznia, a w przypadku uczniów małoletnich — dodatkowo dane kontaktowe rodzica lub opiekuna prawnego (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu).

Administrator nie żąda ani nie przetwarza świadomie danych szczególnych kategorii (np. danych o stanie zdrowia). Prosimy nie umieszczać takich informacji w polach opisowych formularzy (np. w opisie zgłoszenia) bez wyraźnej potrzeby związanej z organizacją zajęć.

4. Dane małoletnich uczniów i rola rodzica/opiekuna

Serwis obsługuje konta uczniów małoletnich. Stroną umowy i osobą wykonującą w imieniu małoletniego prawa wynikające z RODO jest zawsze rodzic lub opiekun prawny wskazany przy zgłoszeniu — to on podaje swoje dane kontaktowe jako adres do doręczeń w sprawach umowy oraz w sprawach ochrony danych osobowych małoletniego.

Wnioski o dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przeniesienie lub sprzeciw wobec przetwarzania danych małoletniego ucznia są przyjmowane i realizowane za pośrednictwem rodzica lub opiekuna prawnego.

Zgodnie z motywem 58 RODO, uczniowi małoletniemu przysługuje prawo do otrzymania krótkiej, zrozumiałej informacji o przetwarzaniu jego danych, sformułowanej prostym językiem — Administrator udostępnia taką informację uczniom posiadającym własne konto w Serwisie.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych,
• Google LLC — w zakresie niezbędnym do prowadzenia kalendarza zajęć oraz opcjonalnego kanału (feedu) subskrypcji terminów zajęć w formacie iCal, jeżeli użytkownik zdecyduje się z niego skorzystać,
• przyszły dostawca usług poczty elektronicznej (transakcyjnej) — do czasu jego wyboru dane nie są przekazywane żadnemu takiemu podmiotowi,
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organy podatkowe, sądy) — wyłącznie na ich żądanie i w zakresie przewidzianym prawem.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Google LLC (integracja kalendarza, opcjonalny feed iCal), dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub, w razie jej braku bądź nieobjęcia nią danego podmiotu, na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Feed iCal jest funkcją opcjonalną, uruchamianą świadomie przez użytkownika w ustawieniach konta. Po jego włączeniu i dodaniu adresu subskrypcji do zewnętrznej aplikacji kalendarza (np. Google Calendar, Outlook), dostawca tej aplikacji staje się odrębnym odbiorcą danych zawartych w kalendarzu — Administrator zaleca ostrożność przy udostępnianiu adresu subskrypcji, gdyż pełni on funkcję równoważną hasłu dostępu.

7. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez następujące okresy:

• dane konta użytkownika (ucznia, nauczyciela) — przez czas posiadania konta w Serwisie, a po jego usunięciu dane są anonimizowane, z zachowaniem danych rozliczeniowych i frekwencyjnych w formie zanonimizowanej przez okres wymagany przepisami o rachunkowości,
• dane rozliczeniowe i dotyczące zajęć powiązane z dokumentacją księgową — 5 lat, zgodnie z przepisami o rachunkowości,
• dane o nieudanych próbach logowania (pseudonimizowany adres IP) — 30 dni od próby logowania,
• dane ze zgłoszenia kandydata na ucznia, które zostało rozpatrzone (przyjęte albo odrzucone) — 30 dni od decyzji Administratora.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo do usunięcia danych, na zasadach opisanych w §7,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem — w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody,
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną — bez podania wymaganych danych (np. adresu e-mail, numeru telefonu) korzystanie z Serwisu nie jest możliwe.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.

11. Pseudonimizacja adresów IP

W celu ochrony Serwisu przed nieuprawnionymi próbami logowania i innymi nadużyciami, adresy IP osób logujących się do Serwisu nie są przechowywane w postaci jawnej. Zamiast tego Administrator zapisuje ich pseudonim (skrót kryptograficzny wykorzystujący tajny klucz znany wyłącznie Administratorowi), który umożliwia rozpoznanie powtarzających się prób logowania z tego samego adresu bez przechowywania samego adresu IP. Pseudonimizowane dane są przechowywane przez okres wskazany w §7 i wykorzystywane wyłącznie w celu, o którym mowa w §2.

12. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia [[Data wejścia w życie polityki prywatności]] (wersja 1.0).

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. O zmianach użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną z odpowiednim wyprzedzeniem.